Fatture elettroniche, guida alla scelta del software migliore

L’emissione delle fatture elettroniche è un obbligo ormai dal 1° gennaio dello scorso anno per tutte le operazioni che vengono eseguite tra i privati e la pubblica amministrazione. Si è detto addio, in questo modo, alle tradizionali fatture di carta per passare a quelle in formato XML, che sono inoltrate all’Agenzia delle Entrate mediante il Sistema di Interscambio. Per i professionisti e per le aziende, pertanto, si è concretizzata la necessità di usufruire di un programma di fatturazione elettronica adeguato, capace di soddisfare le specifiche esigenze di ogni singolo caso.

La soluzione di Teamsystem

TS Digital Invoice è la piattaforma software di fatturazione elettronica che viene messa a disposizione da Team System per la creazione delle fatture – sia cartacee che elettroniche – la loro trasmissione, la loro ricezione e la loro registrazione. Si tratta di uno strumento che è stato messo a punto e sviluppato per facilitare le interazioni tra i commercialisti, la pubblica amministrazione, i fornitori e i clienti: in effetti, proprio la semplicità è il tratto distintivo che deve caratterizzare i migliori programmi in questo settore.

Il rapporto costi benefici

Nella scelta del software migliore è molto importante imparare a valutare con intelligenza il rapporto tra i costi e i benefici. Una volta identificate le proprie necessità e le proprie aspettative sulla base degli obiettivi che ci si propone di perseguire, si ha l’opportunità di comprendere di quante e di quali funzioni si ha bisogno. Dopodiché si può procedere prendendo in esame i vari piani di abbonamento, valutando i diversi software non solo in funzione del tipo di servizi compresi, ma anche basandosi sulle modalità con le quali gli aggiornamenti saranno eseguiti.

La sicurezza

Sarebbe uno sbaglio pensare di optare per il programma che costa meno senza prima averne verificato le caratteristiche: il rischio che si corre in un caso del genere è quello di avere a che fare con un software poco efficiente, contraddistinto da un numero di funzionalità modesto e non adeguato al tipo di lavoro che deve essere svolto. Ovviamente, nel novero degli aspetti su cui ci si deve concentrare c’è anche quello che chiama in causa la sicurezza: è essenziale, infatti, che la casa produttrice sia in grado di offrire il massimo della sicurezza in relazione alla totalità dei dati sensibili, dei dati contabili e dei dati anagrafici.

Come si conservano le fatture elettroniche

La conservazione di ogni fattura elettronica deve avvenire direttamente sulla piattaforma: i documenti non devono poter essere inoltrati, copiati o condivisi da terze parti prive di un’autorizzazione in tal senso. Vale la pena di tener presente, poi, che in vista della scelta del software si deve prestare attenzione anche alla qualità del servizio di assistenza, che deve essere veloce e completo al tempo stesso. È chiaro, infatti, che un qualunque problema tecnico che si dovesse presentare va risolto nel più breve tempo possibile.

Di quali funzioni c’è bisogno

La lista di funzionalità standard di cui non si dovrebbe fare a meno è variabile, ma in genere comprende la possibilità di procedere a un backup giornaliero, la creazione di schede clienti e di schede fornitori e la condivisione del proprio account con il commercialista. Sarebbe preferibile, inoltre, poter contare sulla possibilità di creare documenti senza limiti e di usufruire di un magazzino prodotti integrato con le schede dei fornitori. Molto importanti sono i report, grazie a cui le aziende hanno l’opportunità di verificare la situazione economica. Ciò che più conta, però, è che il software sia intuitivo e facile da utilizzare anche da chi non ha competenze informatiche.

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