Dematerializzazione dei documenti: tutto ciò che c’è da sapere al riguardo

Il mondo del lavoro subisce mutamenti costanti. La rivoluzione digitale ha, infatti, immerso le aziende in paradigmi dinamici e sempre aperti alle innovazioni, da cui scaturiscono processi sempre nuovi per rendere le mansioni e il loro svolgimento più semplici ed intuitivi, molto spesso grazie all’automatizzazione o, comunque, alla digitalizzazione dei contenuti. Ne è un esempio lampante il processo di dematerializzazione dei documenti, divenuto fondamentale in tutte le imprese desiderose di affermarsi nei loro settori, offrendo la possibilità di tagliare i costi ed ottimizzare il lavoro quotidiano.

Insomma, il digitale sta entrando in maniera sempre più preponderante all’interno delle nostre vite e, ciò, si riflette in maniera pedissequa e, talvolta, anche più intensamente, sulle aziende. Per rimanere al passo coi tempi, quindi, le company più progressiste si dicono pronte a entrare nell’ottica della sopracitata trasformazione digitale, approcciandosi alla smaterializzazione dei documenti in maniera progressiva, al fine di velocizzare la consultazione dei documenti ed ottimizzare gli spazi all’interno delle loro sedi.

In un contesto così fervente, è proprio vero che migliorare è sempre possibile e, tra i punti di partenza più efficaci per entrare in questo peculiare periodo di transizione, non possiamo non citare questo processo, attraverso il quale è possibile liberarsi dalla carta, dematerializzando documenti anche importanti. Ovviamente, si tratta di una procedura da eseguire con attenzione e per la quale, molto spesso ci si rivolge a realtà esterne in outsourcing, al fine di sfruttare storage cloud più ampi e organizzati meglio. Scopriamo, comunque, di seguito, tutto ciò che c’è da sapere riguardo la pratica di dematerializzare i documenti aziendali.

Dematerializzazione: ecco di che si tratta

Il processo di dematerializzazione dei documenti è, come detto, molto delicato, richiedendo una certa attenzione. Si tratta, infatti, di un metodo per abbandonare l’utilizzo dei documenti cartacei in favore di quelli digitali. Questa pratica avviene in due modi principali, il primo, scannerizzando e trasformando tutti i documenti già esistenti dal formato cartaceo a quello digitale, sostituendo l’archivio fisico con uno virtuale o, nel caso di nuovi business, partire dal principio con la gestione dei documenti in maniera digitale, eliminando la necessità e i costi di stampa.

In entrambi i casi, ma specie nel primo, occorre tenere a mente l’importanza dei vari documenti e, al fine di preservarla, rivolgersi a realtà in grado di offrire un servizio professionale di dematerializzazione documenti, in modo da non far accavallare i compiti dei lavoratori e sfruttando degli archivi digitali forniti di tutte le feature utili a facilitare la consultazione dei contenuti scannerizzati. Ad oggi, comunque, quella della dematerializzazione è una pratica in crescita.

Sebbene, infatti, diverse aziende continuino a utilizzare documenti in formato cartaceo, consumando tempo, denaro ed energie investibili in maniera diversa e con maggiore efficienza, molte realtà hanno già scelto di eliminare la carta, allo scopo di migliorare la produttività tagliando i costi. Vincolarsi ai documenti cartacei, del resto, può creare delle serie inefficienze che possono compromettere il modo di lavorare quotidiano dei vari reparti di cui si compone una company. Una dematerializzazione di successo non si limita, comunque, alla scannerizzazione dei contenuti cartacei, andando anche a modificare i layout attuali, rendendo la fruizione dei documenti più immediata, a fronte di formati più esplicativi.

Come passare dal cartaceo al digitale in azienda

Sono diversi i vantaggi arrecati dalla smaterializzazione dei documenti. Come già accennato in precedenza, infatti, in primis essa si rivela provvidenziale per ridurre i costi, relativi sia alla gestione degli spazi d’archiviazione che al risparmio delle risorse impiegate per la stampa e l’accumulo dei documenti. Si fa fronte ad un aumento della produttività notevole, avendo un occhio di riguardo ulteriore per l’impatto ambientale. Inoltre, i documenti digitali sono più immediati da reperire e offrono un’esperienza d’uso migliorata, diminuendo in maniera particolare anche il margine d’errore relativo alle operazioni manuali della gestione tradizionale degli archivi.

Tra i vari step che conducono alla dematerializzazione dei documenti, mettiamo l’accento sulla conversione del documento dal formato cartaceo a quello digitale, per mezzo di uno scanner multifunzione o di un dispositivo generico che permetta l’acquisizione di una copia di qualità e fedele all’originale. Fatto questo si passa all’archiviazione e classificazione nei software cloud dedicati. Archiviare i file nelle cartelle dei pc, infatti, renderebbe inutile l’intero sforzo di dematerializzazione dei documenti, facendo correre il rischio di avere inutili doppioni nominati in modo diverso.

Le migliori aziende che hanno scelto la dematerializzazione, infatti, si sono avvalse dell’outsourcing, rivolgendosi alle realtà che hanno messo sul mercato i migliori programmi cloud per condividere e immagazzinare file d’archivio in sicurezza. Un fattore importantissimo per la buona riuscita della dematerializzazione, del resto, è quello della protocollazione di ogni singolo documento, oltre all’apposizione di una firma elettronica certificata che ne attesti l’originalità. Per conservare adeguatamente i file, poi, è necessario organizzare portali ad hoc, con feature ad hoc per dipendenti, fornitori e clienti.