Come si archiviano le cartelle cliniche

Quando si tratta di archiviare in modo corretto e rapido le cartelle cliniche si presentano due principali problematiche: la necessità di tutelare la privacy per quanto riguarda le informazioni contenute in questi documenti, insieme al fatto di dover permettere un rapido accesso alle informazioni stesse, che sono spesso richieste da medici e pazienti. Oggi molte aziende che operano in ambito sanitario si affidano a società di consulenza per la procedura archiviazione cartelle cliniche con elenco attività che devono essere svolte, seguendo sistemi complessi, per rispettare le normative vigenti.

La problematica

Partiamo con il definire la problematica; le aziende pubbliche hanno l’obbligo di archiviare in modo corretto tutti i documenti che producono e ricevono quotidianamente. In particolare vogliamo parlare delle cartelle cliniche, complesse dal punto di vista della composizione e anche per quanto riguarda le possibilità di consultazione. Anche se sempre più spesso una cartella clinica si può riassumere in un semplice file, è al tempo stesso corredata da documentazione fisica, come ad esempio gli esiti di alcuni esami diagnostici, si pensi alle radiografie o a esami similari, che sono prodotti su supporti forzatamente analogici. Nel corso del tempo la cartella clinica del singolo paziente può anche essere integrata con nuovi documenti, l’insieme deve essere conservato, mantenuto al sicuro da occhi indiscreti e fornito in copia al singolo medico o paziente quando necessario.

Come si archivia la documentazione sanitaria

La documentazione sanitaria si archivia utilizzando sistemi di gestione documentale che comprendono un ampio numero di attività. Tra cui spesso anche la necessità di digitalizzare i documenti in formato cartaceo o di altro genere, per poi conservarne la parte fisica in modo che non si deteriori con il passare del tempo. Tutti i file che fanno parte della medesima cartella clinica devono poter essere associati tra loro, con la possibilità di consultarli rapidamente. Durante tutto il processo di gestione è altresì importante considerare le problematiche che riguardano la privacy dei soggetti coinvolti, che siano sanitari o pazienti.

Rivolgersi a una società di consulenza

Negli ultimi anni la gestione di documenti quali le cartelle cliniche sempre più spesso la pubblica amministrazione si rivolge a consulenti esterni. Questo perché le problematiche coinvolte nello svolgimento dell’archiviazione e della conservazione dei documenti sono sempre più complesse. Non solo è necessario tutelare la privacy dei pazienti, ma ci si trova anche a dover creare degli archivi ibridi, che comprendono sia documenti digitali, o digitalizzati, sia documenti in formato fisico. I consulenti esterni si occupano dell’intero processo di archiviazione, compresa la conservazione dei documenti. A tale scopo sono muniti della corretta strumentazione, vedasi ad esempio appositi scanner ottici, così come dello spazio sicuro in cui tenere scatole e faldoni con i documenti in versione cartacea. Di più, una società che offre tale servizio deve anche permettere la consultazione rapida dei documenti in archivio, con la possibilità di fornire le versioni in originale, al paziente o ai sanitari coinvolti. Periodicamente sarà anche necessario valutare i documenti datati, in modo da eliminare quelli non più necessari, perché molto vecchi o per motivazioni di altro genere.