Come scegliere un software per la gestione del magazzino

La gestione del magazzino rientra tra le attività fondamentali di molte aziende, comprese quelle che gestiscono le vendite con siti e-commerce. La digitalizzazione delle aziende, la ricerca di processi di automazione e interconnessione dei processi aziendali passa anche dalla digitalizzazione del magazzino. Oggi si parla di Industria 4.0 o Quarta rivoluzione industriale e questo non un tema che riguarda solo le grandi aziende. Chiunque può migliorare il proprio business anche semplicemente incominciando ad adottare soluzioni digitali e più intelligenti.

Ecco perché, in questo contesto, scegliere il giusto software può fare la differenza.

Cerchiamo di capire, innanzitutto, quali sono le funzioni di base più importanti di un gestionale e quali benefici apportano alla tua azienda.

1. Gestione inventario

La gestione dell’inventario è una delle caratteristiche più importanti perché ti permette di risparmiare tempo e denaro ed evitare situazioni spiacevoli con i clienti. Un buon software gestionale deve essere in grado di darti la lista d’inventario in maniera chiara e precisa. Avere un quadro ampio e completo inoltre ti permette di gestire al meglio le giacenze.

2. Prodotti e categorie

L’inserimento dei prodotti deve essere intuitivo, così come la gestione delle categorie, altrimenti sarebbe impossibile gestire centinaia o migliaia di prodotti. Creare una struttura organizzata è funzionale sia per l’organizzazione fisica degli articoli e sia per la ricerca utilizzando i software. Categorie e sotto-categorie ti permettono di creare la struttura logica più coerente per avere tutto sotto controllo.

3. Statistiche

Un buon gestionale dovrebbe avere tutte le statistiche di cui hai bisogno, per esempio: conoscere le giacenze in tempo reale, per prezzo o per unità di prodotto. Verificare le stesse utilizzando la data come riferimento.

4. Gestione etichette

La gestione delle etichette rientra nei processi di ottimizzazione dell’organizzazione di un magazzino. A maggior ragione quando puoi utilizzare un unico software per stampare e gestire i codici a barre. Alcuni software mettono questa funzione solo nei pacchetti più costosi.

5. DDT

I documenti di trasporto sono i dati fondamentali che i gestionali devono poter gestire. Anche in questo caso, uno degli aspetti da ricercare sicuramente è la semplicità di utilizzo, ma non solo, poiché i DDT sono documenti che devono essere necessariamente conservati, generalmente si consiglia di allegarli alle fatture. Avere un software che permette di gestire entrambi gli aspetti semplifica il lavoro.

Qual è il software per la gestione del magazzino ideale per la tua azienda?

Come avrai già capito, il miglior software gestionale, non è quello che costa di più, ma quello che risponde meglio alle esigenze della tua azienda e di chi lo deve utilizzare quotidianamente.

Deve essere semplice da usare e soprattutto in linea con il tuo budget. L’ideale sarebbe avere una versione di base completamente funzionante a costo zero.

Ci sono aziende che forniscono il loro prodotto solo in prova, noi abbiamo provato come software per la gestione del magazzino SoftShop.

Dalle prove effettuate sappiamo che è gratuito e sono compresi i punti che abbiamo visto sopra. Ci sono due cose che ci hanno colpito in particolare: gli aggiornamenti, disponibili gratuitamente anche nelle versioni free e la gestione completa delle fatture, dall’emissione al calcolo dell’IVA trimestrale.

La scelta del software ovviamente è del tutto personale, ma non è solo una questione economica, risparmiare denaro utilizzando un solo  programma permette di centralizzare le operazioni ed ottimizzare i processi aziendali.

Ci sono altri gestionali? Sì, il web è pieno di liste di software open source, il problema è che hai la necessità di avere uno sviluppatore per installarli e soprattutto configurarli correttamente. Oltre al costo devi considerare il tempo speso e se non è il software giusto, devi ricominciare il processo. Questo è il motivo per cui ti consigliamo di provare un software già funzionante e disponibile gratuitamente.